Aspectos de carácter legal que debe considerar a la hora

 

de desmaterializar sus archivos

La legislación vigente en Costa Rica le brinda igual validez a los documentos electrónicos que a los documentos físicos, esto trae con sigo grandes beneficios, desde la posibilidad de firmar acuerdos legales sin que sea requerida de la presencia física de las partes, hasta cuestiones tan simples como que los documentos virtualmente no requieren de espacio físico. Sin embargo, de acuerdo con el especialista en derecho informático Licenciado Gabriel Lizama, el valor probatorio de dichos documentos está supeditado a un adecuado almacenamiento y manipulación de los mismos. Según Lizama pese a que la firma digital es un mecanismo muy importante de protección y de seguridad jurídica a las transacciones electrónicas, este mecanismo no garantiza la permanencia y efectos de la transacción efectuada mediante sistema de firma digital

“Las situaciones de riesgo derivan en su mayor parte de la integridad y de la manipulación de los documentos. Una empresa que no se preocupe del tratamiento de sus documentos históricos y estratégicos puede afrontar riesgos excesivos ante diversos conflictos, que van desde la titularidad de un derecho de propiedad (acciones, cuotas, etc.) hasta la aparición de contingencias no debidamente respaldadas o documentadas (documentos originales versus copias).”

Consultamos al experto acerca de varios aspectos que deben tomarse en consideración a la hora de desmaterializar los archivos.

¿Cuáles son los principales riesgos a los que se enfrenta cualquier empresa cuando almacena, archiva o envía archivos que en ese momento –o en un futuro- pueden tener valor probatorio y/o eficacia jurídica?

“Los riesgos asociados al almacenamiento y custodia de documentos derivan de su manipulación y de su integridad física. Un documento puede tener un importante valor probatorio a los efectos de determinar el origen de una relación contractual o de la existencia de algún derecho o interés jurídico. Las empresas deben tomarse muy en serio el almacenamiento y custodia de documentos de valor estratégico e histórico dado que los riesgos asociados pueden ser sumamente difíciles si no se tiene un sistema de almacenamiento confiable y seguro.”

¿En ese contexto concreto, por dónde podrían abrirse vías de entrada hacia situaciones de riesgo? Es decir, ¿podría describirnos los procesos en los que típicamente se dan escenarios delicados o peligrosos para la empresa?

“Las situaciones de riesgo derivan en su mayor parte de la integridad y de la manipulación de los documentos. Una empresa que no se preocupe del tratamiento de sus documentos históricos y estratégicos puede afrontar riesgos excesivos ante diversos conflictos, que van desde la titularidad de un derecho de propiedad (acciones, cuotas, etc.) hasta la aparición de contingencias no debidamente respaldadas o documentadas (documentos originales versus copias). La organización administrativa de la empresa debe velar por un sistema de responsabilidad en el tratamiento de los documentos que le permita proteger la institucionalidad de la misma.

En mi experiencia muchas empresas menosprecian el valor y la importancia de los riesgos asociados al almacenamiento y custodia de documentos, siendo que su debido o indebido tratamiento puede afectar seriamente a la empresa. “

¿Qué haría falta para asegurar todos los posibles frentes? (Descripción de soluciones).

“Las empresas deben establecer una política institucional interna y externa que le permita abordar el tratamiento profesional y técnico de los documentos de valor histórico y estratégico. Con las nuevas tecnologías de la información y los procesos electrónicos de almacenamiento los documentos de valor estratégico para las compañías pueden estar debidamente protegidos y generar soluciones informáticas que les permitan a los usuarios de las compañías tener un orden y manipulación adecuado de los documentos generados.”

¿Por qué no es suficiente la firma digital?

“La firma digital es un mecanismo de protección y de seguridad jurídica a las transacciones electrónicas. La firma digital como instrumento electrónico para garantizar la veracidad y el objeto de las transacciones es un elemento muy importante en el mundo del ciberespacio, sin embargo, la firma digital no garantiza la permanencia y efectos de la transacción efectuada mediante sistema de firma digital, para ello se requiere de una plataforma que garantice el respaldo de la transacción efectuada mediante el sistema de firma digital. En ese sentido, el concepto de documento electrónico, sea este firmado o no digitalmente, únicamente protege la seguridad jurídica de la transacción, no así la integridad y efectos de la operación efectuada. El almacenamiento y custodia de documentos electrónicos es esencial para que el sistema de firma digital sea confiable y seguro.”

¿Podría hacernos una semblanza de la actual legislación en LATAM sobre confianza digital? ¿Y en el caso concreto de Costa Rica?

“ Casi todos los países de Latinoamérica han venido implementando normativas y políticas de confianza en los documentos y negocios efectuados mediante sistemas o plataformas electrónicas. Costa Rica no ha sido ajena al proceso de confianza digital entendido este como la política de Estado y de las instituciones especializadas para recomendar el uso de las nuevas tecnologías. El Estado costarricense ha dotado al ordenamiento jurídico de una serie de leyes y reglamentos en aras de profundizar el uso de las tecnologías digitales. Los instrumentos normativos más importantes han sido establecidos en la Ley No 8454 (Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos) vigente desde del año 2005 y en su Reglamento. Asimismo, diversas modificaciones legislativas han venido complementado la norma citada. Seis años han transcurrido desde la vigencia de la Ley No 8454 y básicamente los consumidores y usuarios cada vez más comprenden las ventajas del mundo digital. No obstante como todo cambio el aprendizaje es progresivo y el sistema debe abordar correctamente los riesgos y problemas jurídicos derivados del mundo del ciberespacio. “

Así pues, ¿podríamos decir que, desde el punto de vista legal, la caja fuerte digital o el sobre electrónico securizado equivalen legalmente a los cauces homólogos que hasta la fecha se empleaban en la vida “real” (notarios, compulsación de documentos, etc.)?; ¿Cuál ha sido la evolución histórica de este tipo de legislación en Costa Rica? ¿Qué pasos o hitos se han dado hasta llegar a la actual situación?

“En el año 2001 me toco preparar un curso optativo en la carrera de derecho de la Universidad Nacional Andrés Bello de Chile ( www.unab.cl ). Ese curso lo bautizamos como “Derecho e Internet” y estaba orientado a darle a los estudiantes de derecho (tradicionalmente poco habituados a las nuevas tecnologías de la información) una serie de conocimientos sobre el desarrollo de las TI en el Derecho.

En dicha época ya se profetizaba que la función notarial tal y como la entendemos hoy en día se vería fuertemente impactada. Hoy en día, podemos decir a ciencia cierta, que la función notarial ha debido incorporarse al tren de la era digital y en algunas ocasiones ha perdido protagonismo ante nuevos actores que han asumido con iguales efectos las funciones tradicionalmente asignadas a los notarios.

La caja fuerte digital como un lugar donde se resguarda documentos de interés jurídico o contractual asume la misma función de una caja fuerte física. El desarrollo de las nuevas tecnologías permite decir que los soportes físicos tienen mayores complicaciones y costos que los soportes digitales o electrónicos, amén de las consideraciones ambientales y ecológicas. Hoy en día un sistema digital de caja fuerte puede ser un instrumento seguro para resguardar todo tipo de documentos de relevancia jurídica (contratos, negocios, actos, etc.) Hoy en día no cabe duda de la homologación de sistemas físicos y digitales, aspecto claramente regulado en el principio de equivalencia funcional de la Ley No 8454. Nuestro país no se ha quedado atrás en el uso de las nuevas tecnologías de la información.”

¿En qué documentos, situaciones y procesos consideran imprescindible o muy recomendable el aseguramiento, por parte de una empresa, de un entorno de Confianza Digital?

“Como diría mi profesor de economía “los recursos son limitados y las necesidades ilimitadas”. En una organización empresarial el tema del manejo de documentos es sumamente importante, desde los correos electrónicos hasta los documentos de valor comercial, estratégico y corporativo. Cualquier empresa debe contar con un sistema de almacenamiento y custodia de documentos. En las empresas públicas que capten recursos de los inversionistas el manejo y custodia de documentos es imprescindible dado que cualquier contingencia puede afectar a miles o millones de inversionistas. En las empresas privadas que manejan importantes flujos de información un sistema de almacenamiento y custodia de documentos es una prioridad para la debida gestión comercial, administrativa y legal de la compañía. “

¿Consideran que la adopción de este tipo de soluciones de Confianza Digital para salvaguardar las operaciones habituales de una empresa puede traducirse en una mayor rentabilidad económica?

“Efectivamente, una empresa que adopta políticas de custodia y almacenamiento de documentos mediante un sistema electrónico moderno puede traducir esa inversión en una mayor rentabilidad y seguridad. Un sistema de custodia y almacenamiento puede garantizarle a la empresa una menor exposición a riesgos y a su vez mejora la calidad de la información de la organización interna de la compañía.”

 

Sobre Digital Vault

CODISA Software Corp. pone a disposición de las instituciones públicas y privadas una solución capaz de asegurar la seguridad, integridad, accesibilidad y disponibilidad de los documentos digitales, esta solución es una caja fuerte digital la cual está hospedada en el data center más seguro del país.

Dado que el modelo de servicio es por demanda las empresas pueden tener acceso a este sistema a un costo eficiente.

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